Pihak yang Berhak Membuat Job Description dan Standard Operating Procedure di Perusahaan

Pihak yang Berhak Membuat Job Description dan Standard Operating Procedure di Perusahaan

Biasanya job description dan Standard Operating Procedure (“SOP”) dalam sebuah perusahaan disusun oleh tim khusus yang terdiri dari tenaga-tenaga yang kompeten dari tiap divisi perusahaan, seperti marketing manager, financial manager, HRD manager, QMR (Quality Management Representative) manager, atau bahkan dengan menggunakan jasa konsultan SOP.

Selanjutnya mengenai compliance (kepatuhan), hal iniberfungsi untuk melaksanakan pengembangan, pembinaan, penerapan, dan penegakan prinsip-prinsip GCG dalam SOP perusahaan. Compliance juga berfungsi untuk memastikan bahwa kontrol internal dan prosedur kepatuhan yang mencakup semua kegiatan perusahaan berjalan dengan baik sehingga dapat mendukung bagi pertumbuhan perusahaan, melindungi reputasi perusahaan, serta meminimalkan risiko kerugian dan penipuan dalam lingkungan kerja yang efektif dan efisien.

Biasanya job description dan Standard Operating Procedure (“SOP”) dalam sebuah perusahaan disusun oleh tim khusus yang terdiri dari tenaga-tenaga yang kompeten dari tiap divisi perusahaan, seperti marketing manager, financial manager, HRD manager, QMR (Quality Management Representative) manager, atau bahkan dengan menggunakan jasa konsultan SOP.

Namun ini bukanlah hal yang baku. Tiap perusahaan dapat memiliki kebijakan yang berbeda mengenai hal ini dengan disesuaikan dengan situasi dan kondisi masing-masing perusahaan. Dalam buku Cara Gampang Bikin Standard Operating Procedure yang ditulis oleh Suryono Ekotama, disebutkan bahwa penyusunan SOP harus memenuhi 4 (empat) syarat berikut:

1.    Adanya visi dan misi usaha;

2.    Adanya corporate value yang akan menjiwai pembuatan SOP;

3.    Adanya penataan dan pemahaman alur kerja (struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan karyawan); dan

4.    Penyederhanaan usaha.

Salah satu pertimbangan penyusunan SOP biasanya adalah karakter perusahaan, efektivitas dan efisiensi budaya kerja, dan standar etika bisnis (code of conduct) yang ingin diciptakan oleh perusahaan. SOP dibuat dengan prinsip-prinsip transparansi, akuntabilitas, pertanggungjawaban, kemandirian, dan kewajaran. Perusahan juga kerap mengikuti standar Good Corporate Governance (“GCG”), International Organization for Standardization (ISO), maupun Badan Standardisasi Nasional dalam pembuatan SOP perusahaannya.

Dalam menyusun SOP nantinya, Saudara dapat menyusun SOP untuk 7 (tujuh) bidang kerja, yaitu:

1.    Produksi dan distribusi;

2.    Pemasaran yang meliputi promosi dan penjualan;

3.    Akuntansi, keuangan, dan pajak;

4.    Sumber Daya Manusia (SDM) dan pengembangannya;

5.    Pelayanan dan pengelolaan pelanggan;

6.    Operasional usaha; dan

7.    Pembukaan dan penutupan usaha.

Compliance

Selanjutnya mengenai compliance (kepatuhan), hal ini berfungsi untuk melaksanakan pengembangan, pembinaan, penerapan, dan penegakan prinsip-prinsip GCG dalam SOP perusahaan. Compliance juga berfungsi untuk memastikan bahwa kontrol internal dan prosedur kepatuhan yang mencakup semua kegiatan perusahaan berjalan dengan baik sehingga dapat mendukung bagi pertumbuhan perusahaan, melindungi reputasi perusahaan, serta meminimalkan risiko kerugian dan penipuan dalam lingkungan kerja yang efektif dan efisien.

Hal ini didukung bahwa perusahaan besar rata-rata telah membuktikan kepatuhan terhadap SOP merupakan salah satu kunci keberhasilan perusahaan. 

Lemahnyacompliance dapat menyebabkan perusahaan mengalami kerugian besar secara finansial dan reputasi perusahaan bisa rusak. Hal inilah yang terjadi pada beberapa perusahaan seperti Siemens, Halliburton, Alcatel Lucent, dan lain-lain.

Dalam bidang usaha perbankan, mengenai compliance ini antara lain diatur dalam Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (“UUPT”) dan Peraturan Bank Indonesia Nomor 13/2/PBI/2011 tentang Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank Umum (“PBI 13/2011”). 

Hal ini terkait dengan aturan dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1992 tentang Perbankansebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1998 (“UU Perbankan”). Dalam Pasal 21 UU Perbankan disebutkan bahwa salah satu bentuk hukum suatu bank umum dapat berupa Perseroan Terbatas, sehingga ketentuan terkait compliance dalam UUPT juga berlaku terhadap bank umum tersebut.

Sumber:

1.Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas;

2.Peraturan Bank Indonesia Nomor 13/2/PBI/2011 tentang Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank Umum.